La questione del metodo

Gianluca Mazza Analisi Digitale 7 settembre 2018 Leave a reply

Tutti noi siamo costantemente alla ricerca di un metodo per fare le cose nel modo migliore possibile.

Alcuni esempi:

  • Studiare per gli esami
  • Dimagrire
  • Imparare le lingue
  • Per scoprire nomi e cognomi di chi ci segue su WhatsApp
  • Suonare l’ukulele da autodidatta
  • Fare soldi
  • Tenere sempre pulita la cucina in poco tempo
  • Far dormire i bambini
  • Smettere di fumare
  • Allontanare le zanzare
  • Risparmiare tempo
  • Riordinare l’armadio
  • Archiviare i cd musicali
  • Cucinare una cena improvvisata coi fiocchi!

Cosa significa “modo migliore”?

La mia esperienza mi dice che, di solito valutiamo un metodo in base a 4 caratteristiche:

  • Velocità: il metodo indica il modo più rapido di operare e ci fa risparmiare tempo
  • Semplice: non richiede particolari competenze o conoscenze di partenza e non ci fa fare troppa fatica
  • Risparmio: permette di ridurre al minimo la spesa
  • Sicurezza: il metodo è stato già testato da moltissime persone e il risultato è garantito (a volte in alternativa basta un Testimonial particolarmente influente)

Magari non ci mettiamo a fare un’analisi SWOT ma comunque stiamo intuitivamente attenti a queste 4 caratteristiche.

Se almeno 3 su 4 sono soddisfatte siamo interessati a valutarlo, se addirittura sono soddisfatte tutte e 4 ecco che lo consideriamo il metodo migliore che abbiamo trovato per fare quella certa cosa.

Il metodo ottimale: qualche esempio in natura

Gli esseri umani, a guardare bene, nel fare le cose in base ad un metodo ottimale non fanno altro che applicare le leggi di Madre Natura.

Infatti già Aristotele aveva enunciato il principio che la natura sceglie sempre la via più semplice. Principio poi ripreso dal matematico svizzero Eulero quasi 2000 anni dopo quando dice:

Nulla accade nell’universo che non faccia capo a qualche criterio di massimo o di minimo

Possiamo tradurlo così: la natura ottimizza sempre le cose e lo fa per minimizzare il consumo di energia.

La forma che assume una catenella tenuta sospesa ai suoi due estremi è quella che corrisponde al minimo energetico. La curva è detta catenaria.

Le api per esempio hanno risolto il problema di realizzare le celle dell’alveare in modo da massimizzare gli spazi riducendo al minimo il consumo di cera.

Le foglie delle piante si dispongono lungo il fusto assumendo una posizione tale da massimizzare l’esposizione alla luce,all’aria e all’acqua piovana (si chiama fillotassi dal greco phyllon – foglia, e taxis – disposizione).

Le bolle di sapone assumono forme tali da rendere minima la tensione superficiale.

Capito che gli esseri umani non si comportano nelle loro attività quotidiane diversamente da margherite e api ora mi interessa indagare l’ambito in cui sto lavorando: i processi aziendali.

Il metodo…umano in azienda

Mi trovo infatti infatti spesso ad essere coinvolto in attività di riorganizzazione dei processi aziendali e anche in questo caso si parte sempre dalla domanda:

come possiamo in azienda svolgere le attività nel modo migliore?

Se in natura il modo più semplice è quello che minimizza energia, in un’azienda, o più in generale in un’organizzazione, il metodo migliore per fare le cose è il modo che permette di raggiungere l’obiettivo (efficacia) con il minimo utilizzo di energie e risorse (efficienza).

Lo faccio dire a Bruno Munari, uno che di “metodi” se e intende:

Nel suo libro “Da cosa nasce cosa” analizza il modo migliore per eseguire un progetto. Ad un certo punto dice:

Il metodo progettuale non è altro che una serie di operazioni necessarie, disposte in un ordine logico dettato dall’esperienza. Il suo scopo è quello di giungere al massimo risultato col minimo sforzo

Una frase bella, essenziale e funzionale. Un esempio di design grammaticale.

Vorrei partire da qui, da questa affermazione, degna di un posto tra i frammenti presocratici, e applicarla per analogia al mondo dei processi aziendali.

I processi aziendali

Disegnare e attuare un processo nel “modo migliore”, per me,richiede il rispetto di questi 3 criteri:

  • Limitarsi alle operazioni necessarie
  • Basarsi sull’esperienza
  • Ottenere il massimo risultato col minimo sforzo

1 – Limitarsi alle operazioni necessarie, ovvero impariamo la lezione di Henry Beck

Londra, 1933: Harry Beck, disegnatore tecnico del London Underground Signals Office, inaugura una nuova mappa della metropolitana di Londra, più chiara e leggibile.

Beck sceglie l’essenziale, capisce che le traiettorie dei treni e le proporzioni geografiche sono poco importanti.

Ridisegna quindi l’Underground con linee dritte o curvate a 45 e 90 gradi, ogni stazione equidistante dall’altra.

Con un modello usabile e semplice, Beck riordina il caos dei londinesi.

Dice Alessandro Baricco, parlando proprio di Beck e della mappa della metropolitana di Londra, nella prima delle tre Mantova Lectures:

Abbiamo capito che se rinunciamo a una parte della verità ci avviciniamo ad un’approssimazione che può funzionare come verità» dice lo scrittore. L’operazione fatta da Beck lo mostra bene: in realtà la metropolitana di Londra non è così come è nella mappa di questo geniale ingegnere che decise che avrebbe tracciato le linee della metropolitana solo dritte o che giravano di 45 o 90 gradi. 

E poi che la distanza tra una stazione e l’altra sarebbe stata uguale, ma sappiamo benissimo che quando diciamo “è solo una fermata“ il tempo di percorrenza non è identico per tutte. Solo con queste mosse Beck ha reso però più comprensibile la mappa della metropolitana, tanto da diventare un modello di riferimento. Otteniamo una approssimazione che forma delle certezze.

Ecco noi dobbiamo fare lo stesso. Ogni volta che disegniamo un processo dobbiamo disegnare la mappa di Beck della metropolitana di Londra.

2 – Basarsi sull’esperienza, ovvero il lavoro di disegno di un nuovo processo deve partire dall’ascolto.

Incontrare le persone che a vario livello hanno a che fare con il processo e raccogliere da loro più informazioni possibili su come partecipano al processo, come eseguono le attività, che problemi incontrano, quali strumenti utilizzano, che dati manipolano e qual è la relazione con chi viene prime e dopo di loro lungo il processo.

Quali tentativi hanno già fatto in passato e con quali esiti. Quali cambiamenti hanno attraversato.

Sono colloqui che spaziano dalle attività concrete, al ruolo e responsabilità, alle relazioni con le altre persone, alla storia aziendale personale, alla cultura aziendale.

A volte arrivano anche a toccare tasti personali che riguardano aspettative personali, frustrazioni e delusioni, conflitti non risolti, emozioni.

Non dimentichiamoci che abbiamo a che fare con persone non con macchine e che il benessere personale è fondamentale per fare le cose nel modo migliore.

Elaborare e incrociare tutte le informazioni raccolte in questi colloqui permette di apprendere tantissimo dall’esperienza molto spesso pluriennale di un’azienda, un reparto, un team, un collaboratore. Nel documento con i risultati dell’analisi che di solito presento all’azienda, scrivo sempre che:

“Non esistono soluzioni preconfezionate calate dall’esterno da taumaturgici professionisti, ma percorsi di cambiamento realizzati dalla proprietà e della persone che lavorano in azienda.”

Le persone che ascolto conoscono l’attività e il settore molto meglio del sottoscritto, hanno anni di esperienza e quasi sempre hanno già un pezzo di soluzione.Il lavoro del consulente, il mio lavoro, è più un’attività di pulizia e semplificazione. Si tratta di togliere più che di aggiungere.Di dare una forma semplice ed essenziale a una materiale informe. E’ un lavoro più da scultore che da pittore.

3- Ottenere il massimo risultato col minimo sforzo, ovvero la strada del miglioramento è piena di curve

 Qui dobbiamo farci aiutare da una leggenda.

Si narra che la regina Didone, in fuga dalla città fenicia di Tiro, approdò sulle sponde dell’attuale Tunisia.

Didone si presentò al re e chiese che le fosse concessa un terreno su cui fondare una città.

Il Re, pensando di essere furbo, rispose che le avrebbe dato tutta la terra quanta ne poteva contenere una pelle di bue.

Didone scelte una penisola e astutamente fece tagliare la pelle a strisce sottilissime con le quali formò un filo molto lungo, che usò per delimitare un’area a semicerchio.

Ottenne così la superficie di terreno con la massima area possibile, che fu sufficiente a fondare la nuova città.

Per inciso stiamo parlando della fondazione di Cartagine.

Didone, una donna bella, intelligente, passionale che aveva fatto perdere la testa ad Enea, e che per lui si tolse la vita, ottiene il massimo risultato possibile e ci aiuta a capire due cose:

  • Ciò che abbiamo (persone, dati, strumenti) è spesso più che sufficiente. Si tratta solo di immaginarlo e utilizzarlo in modo diverso e magari, come Didone, metterci a tagliare e cucire, scomporre e ricomporre per ottenere forme nuove.
  • Tra tutte le figure piane aventi lo stesso perimetro, il cerchio è quella d’area massima. La circonferenza è una linea chiusa che possiamo ripercorrere all’infinito…

E’ il tempo delle stagioni e della natura.

E ci dice che per ottimizzare un processo serve tempo. Tempo per osservare, misurare, capire, correggere, provare.

A volte le strade più efficienti sono quelle che curvano.

Qual è il metodo migliore?

Concludo con un’immagine, tratta da “Le città invisibili” di Calvino: la città di Tecla.

Chi arriva a Tecla, poco vede della città, dietro gli steccati di tavole, i ripari di tela di sacco, le impalcature, le armature metalliche, i ponti di legno sospesi a funi o sostenuti da cavalletti, le scale a pioli, i tralicci.

Alla domanda: – Perché la costruzione di Tecla continua così a lungo? – gli abitanti senza smettere d’issare secchi, di calare fili a piombo, di muovere in su e in giù lunghi pennelli. – Perché non cominci la distruzione, – rispondono.

E richiesti se temono che appena tolte le impalcature la città cominci a sgretolarsi e a andare in pezzi, soggiungono in fretta, sottovoce: – Non soltanto la città.

Se, insoddisfatto delle risposte, qualcuno applica l’occhio alla fessura d’una staccionata, vede gru che tirano altre gru, incastellature che rivestono altre incastellature, travi che puntellano altre travi. – Che senso ha il vostro costruire? – domanda. – Qual è il fine d’una città in costruzione se non una città? Dov’è il piano che seguite, il progetto?

– Te lo mostreremo appena termina la giornata; ora non possiamo interrompere, – rispondono.

Il lavoro cessa al tramonto. Scende la notte sul cantiere. È una notte stellata. – Ecco il progetto, – dicono.

Che la cella di un alveare, una bolla di sapone o la mappa della metropolitana di Londra la semplicità porta con sé la bellezza.

E’ un legame misterioso e antico che non smette di affascinarci.

C’è bellezza anche nei processi aziendali.

Ambienti belli, con persone che stanno bene, relazioni collaborative e solidali, attività che si susseguono con fluidità e semplicità.

Più i processi che disegniamo sono belli, più saremo sicuri di aver trovato il “modo migliore” di fare le cose.

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